Яким документом (довіреністю або наказом) (відповідно до пункту 45 Правил ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців, затверджених Постановою Уряду РФ від 16.04.2003г. №255) можна наділити співробітника відповідальним за ведення, зберігання, облік і видачу трудових книжок? 2) І чи можна в документі, який буде оформлений згідно питання 1, вказати що на час відсутності першого співробітника інший співробітник буде займатися веденням, зберіганням, обліком і видачею трудових книжок?
Гість, знайомтеся - Правобот !
Інтелектуальний сервіс для підбору судової практики . Думає, як юрист, тільки швидше.
Познайомитися ближче
1. Наказом.
2. Так, можна.
Додатково для покладення обов'язку потрібно включити відповідні обов'язки в трудовий договір (додаткову угоду) з відповідним співробітником.
***
Обгрунтування даної позиції в матеріалах «Системи Кадри».
«Як організації зберігати трудові книжки
Трудові книжки зберігайте в організації як документи суворої звітності і найкраще в неспаленому сейфі. Якщо такої можливості немає - то в шафі, яка замикається на ключ. Бланки видавайте особи, відповідальної за ведення трудових книжок за його заявкою, складеної в довільній формі.
Після закінчення кожного місяця співробітник, відповідальний за ведення трудових книжок, повинен подати до бухгалтерії звіт про наявність бланків і про суми, отримані за оформлення трудових книжок і вкладиші, з додатком прибуткового ордера. Звіт про наявність бланків і про суми, отримані за оформлення трудових книжок і вкладиші, складають у довільній формі.
Такий порядок встановлений в пункті 42 Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 № 225 .
При цьому роботодавець зобов'язаний постійно мати в наявності необхідну кількість бланків трудової книжки і вкладишів до неї ( п. 44 Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 № 225 ).
Приклад видачі під звіт бланків трудових книжок і оформлення звіту про наявність бланків і про суми, отримані за оформлення трудових книжок і вкладиші
19 жовтня керівнику відділу кадрів Є.Е. Громової на підставі заявки були видані під звіт:
- бланк трудової книжки;
- вкладиш до трудової книжки.
21 жовтня Громова представила в бухгалтерію звіт про наявність бланків і про суми, отримані за оформлення трудових книжок і вкладиші.
Питання з практики: хто в організації повинен відповідати за облік, ведення і зберігання трудових книжок
У великій компанії веденням трудових книжок зазвичай займається відділ кадрів. У невеликій організації через відсутність відповідного спеціального підрозділу робити подібну роботу можуть бухгалтери, секретарі або інші посадові особи. Призначення відповідального за роботу з трудовими книжками оформите наказом керівника організації в довільній формі ( п. 45 Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 № 225 ). Якщо доручити ведення книжок нікому, то відповідальним за облік вважається керівник організації.
При зміні відповідального за роботу з трудовими книжками передавайте трудові книжки за актом прийому-передачі справ. При цьому в акті вкажіть не просто кількість книжок, а перерахуйте їх фактичний склад (прізвища власників і реквізити). Акт необхідно завірити двома підписами - з одного боку вкажіть посаду і прізвище прийняв документи, з іншого боку - здав. При виявленні фактів відсутності деяких трудових книжок складіть акт, в якому вкажіть причини їх відсутності.
Питання з практики: чи потрібно щорічно перевидавати наказ про призначення особи, відповідальної за ведення трудових книжок
Ні не потрібно.
Трудове законодавство не передбачає щорічного перевидання наказу про призначення особи, відповідальної за ведення трудових книжок. Відповідальна особа виконує ці обов'язки до моменту скасування відповідного доручення або припинення трудових відносин (ст. 8 , 57 , 72 ТК РФ).
Таким чином, щорічно перевидавати наказ про призначення особи, відповідальної за ведення трудових книжок, немає необхідності.
Питання з практики: чи зобов'язаний керівник організації видати наказ про прийняття на себе повноважень по веденню трудових книжок, якщо він буде їх вести, зберігати, враховувати і видавати самостійно
Ні, не зобов'язаний, проте щоб уникнути непорозумінь закріплення таких повноважень все ж рекомендується.
Якщо в організації немає кадрового фахівця, то керівник може прийняти на себе зобов'язання щодо ведення, зберігання, обліку та видачі трудових книжок, видавши відповідний наказ. В цьому випадку формулювання в наказі може бути, наприклад, такий: «З метою впорядкувати роботу з трудовими книжками та на виконання п. 45 Правил ведення і зберігання трудових книжок покладаю на себе обов'язки щодо ведення, зберігання, обліку та видачі трудових книжок».
Надалі в міру необхідності керівник зможе передати ці повноваження іншому співробітнику: кадровому фахівця, бухгалтеру або секретарю, також видавши наказ про призначення відповідального. Такий порядок передбачений в пункті 45 постанови Уряду РФ від 16 квітня 2003 № 225.
Разом з тим, обов'язки видавати наказ саме стосовно керівника законодавство не містить. Справа в тому, що при відсутності наказу про призначення відповідальної особи за роботу з трудовими книжками такою особою за замовчуванням є керівник організації. Цю позицію підтверджує і судова практика, див., Наприклад, визначення Московського міського суду від 15 березня 2012 року № 4г / 4-1515 .
Таким чином, видавати окремий наказ про прийняття на себе повноважень по веденню трудових книжок керівника не обов'язково. Разом з тим, для упорядкування кадрового обліку та однозначного підтвердження відповідального наявність такого документа не буде зайвим. Крім того, фраза про те, що керівник приймає на себе обов'язки з ведення трудових книжок, може бути частиною іншого документа, що регулює повноваження керівника в організації.
Питання з практики: хто повинен запевнити записи в трудовій книжці при звільненні працівника, на якого було покладено обов'язок щодо ведення трудових книжок
За загальним правилом при звільненні працівника всі записи, внесені в його трудову книжку, запевняють:
- підписом роботодавця або особи, відповідальної за ведення трудових книжок;
- печаткою роботодавця при її наявності в організації;
- підписом самого співробітника.
Про це йдеться в пункті 35 Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 № 225 , пункті 2.2 Інструкції, затвердженої постановою Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 № 69 , наказі Мінпраці Росії від 31 жовтня 2016 р № 589н .
Законодавство прямо не вказує, хто повинен вносити записи про звільнення в трудову книжку співробітника, на якого покладено обов'язок щодо ведення трудових книжок. На практиці організації надходять у такий спосіб. Співробітник, відповідальний за ведення трудових книжок, сам запевняє внесені в свою трудову книжку записи: з одного боку як представник роботодавця, а з іншого боку як фізичної особа - співробітник.
Тим часом такий порядок засвідчення записів не цілком коректний, оскільки не дозволяє роботодавцю проконтролювати правильність внесених щодо співробітника відомостей про його трудової діяльності. Тому щоб уникнути трудових спорів записи в трудовій книжці співробітника рекомендується завіряти підписом керівника організації. Крім того, у зв'язку зі звільненням працівника, відповідального за ведення трудових книжок, роботодавець може призначити наказом інша відповідальна особа. В цьому випадку записи в трудовій книжці співробітника, що звільняє вправі запевнити новопризначена особа, відповідальна за ведення книжок ».
