Акт про знищення документів

2. А навіщо робити саме такий акт про знищення?
3. З цього виходить що:
4. Як будуємо роботу ми
5. А що має передувати знищенню
6. А навіщо робити опис?
7. Акт про знищення документів
8. Що відбивається в такому акті.
9. Виникли питання? Дізнавайтеся по телефону +7 (495) 920-82-91

Останнім часом ми часто стикаємося з наступного проблемою як відобразити факт знищення документів на папері. Відповідаючи на це питання, ми хотіли розповісти про двох актах, близьких за назвою, але таких різних за своїм призначенням:

• Акт знищення документів з простроченим терміном зберігання;
• Акт про знищення документів.

А в чому власне різниця?

Акт знищення документів з простроченим терміном зберігання складається з метою знищити документи з простроченим терміном зберігання. Щоб скласти такий акт про знищення потрібно провести ряд процедур.

• Переглянути всі документи полистно;
• Відібрати з переглянутих, ті документи терміни які минули;
• Скласти чорновий варіант акту знищення документів з простроченим терміном зберігання;
• Затвердити цей акт про знищення у керівника;
• Вивезти і утилізувати документи;
• За фактом утилізації скласти акт про знищення документів.

А навіщо робити саме такий акт про знищення?

Податкове законодавство встановлює такі строки зберігання - згідно з п.8 ст.23 НК РФ на платників податків покладається обов'язок щодо забезпечення схоронності документів (в тому числі і первинних виправдувальних), необхідних для обчислення і сплати податків, а також документів, що підтверджують отримані доходи (для організацій - також і зроблені витрати) і сплачені (утримані) податки, протягом чотирьох років. При цьому законодавство про бухгалтерський облік вказує, що термін зберігання документів повинен становити не менше п'яти років. Далі можна скласти акт про знищення документів.

З цього виходить що:

Документи термін зберігання яких не закінчився, не можна просто взяти без перегляду викинути або знищити.

• Їх треба обов'язково переглянути;
• Визначити термін зберігання;
• Скласти акт знищення документів з простроченим терміном зберігання;
• утилізувати;
• Скласти акт про знищення документів.

Як будуємо роботу ми

При організації і проведенні роботи по складанню акту про знищення документів з простроченим терміном зберігання ми керуємося відповідної нормативно-правової бази та накопиченим багаторічним досвідом.

1. Ми полистно дивимося всі документи. Так як заголовки на папках можуть не збігатися з вмістом.
2. Відбираємо документи терміни яких закінчилися.
3. Готуємо чорновий варіант акту про знищення документів з простроченим терміном зберігання та висилаємо замовнику на попередній перегляд.
4. Оперативно вивозимо документи на утилізацію.
5. Видаємо акт про знищення документів.

А що має передувати знищенню

Як ми вже говорили раніше, проглядаються всі документи. Але не всі знищуються. Щоб не викинути документи які зберігаються понад 5 років на них треба робити опису з визначенням термінів зберігання ..

• Опис справ з особового складу;
• Опис документів постійного зберігання (не для всіх організацій);
• Опис документів термін зберігання яких не закінчився.

Тільки після затвердження описів організації дозволяється скласти акт про знищення документів з простроченим терміном зберігання за період часу, відповідний затвердженим описам. Знищення документів обов'язково оформляється актом, який затверджується керівником організації.

А навіщо робити опис?

Тут все дуже просто, основна причина в тому, що якщо ви знищите документи, відновити їх вже не можна, а в разі якщо у вас буде опис з термінами зберігання документів, то можливість викинути не ті документи вкрай мала.

Відібрані до знищення, і включені в акти документи, передаються на знищення в установленому порядку. Використання цих документів для господарських потреб заборонено.

Акт про знищення документів

Це другий варіант акту який складається в певних випадках. Давайте розглянемо в яких:

1. Документи вже відібрані до знищення, є затверджений керівником акт. Вам просто треба вивезти і утилізувати документи і скласти акт про це.
2. Просто потрібно вивезти непотрібні папери. Анкети, опитування, рекламні брошури і т.д.

Що відбивається в такому акті.

• Вага знищених документів;
• Дата;
• Який організації документи.

Як ви бачите з цього списку. в даному акті не отраженно що за документи знищені, Так як вони не були переглянуті тими, хто ці документи знищує. Саме і це є головна відмінність двох схожих за назвою актів, але таких різних за своєю природою.

Виникли питання? Дізнавайтеся по телефону +7 (495) 920-82-91

або надішліть запит на [email protected]