Ефективне ведення бази клієнтів в невеликій фірмі. клієнтська БД

1. Ведення бази клієнтів повинно бути простим
2. Пошук ідеальної програми подзатянулся ...
3. Робота з клієнтською базою в Exiland Assistant
4. З чого складається програма?
5. Дзвінки, зустрічі, завдання: Як не втратити жодного покупця?
6. Розсилка акцій, прайс-листів, комерційних пропозицій клієнтам по e-mail
7. Гарне поєднання функціоналу і простоти
8. Які різновиди програми існують?
9. Безкоштовна версія Free (локальна розрахована на одного користувача)
10. Версія Personal (локальна розрахована на одного користувача)
11. Версія Enterprise для ведення бази клієнтів (мережева розрахована на багато користувачів)
12. Як почати роботу з програмою?
13. підводимо підсумок

Іван, керівник відділу продажів
Оновлене: 22 серпня 2018

Менеджер з продажу - цікава і незвичайна професія, освоїти яку може будь-який: студент, професор, музикант. Однак, досягти успіху в цій ніші вдається далеко не всім. Успіх менеджера залежить як від особистісних якостей, таланту продавати, так і від володіння накопиченої клієнтською базою. Саме такі менеджери завжди залишаються на гребені хвилі.

Мати під рукою структурований список контактів з адресами, здійснювати швидкий пошук по ним, знати кому слід зателефонувати сьогодні - це і є основа успішних продажів.

Навіть якщо у вас невелика організація, вже зараз слід подбати про правильному зберіганні та оновленні контактів підприємств і людей.

Ведення бази клієнтів повинно бути простим

Нам було необхідно, щоб програма була настільки проста, що в ній з першого дня міг би працювати новий співробітник, щоб для підтримки працездатності системи і навчання менеджерів не довелося наймати окремого співробітника. До того ж виникла гостра необхідність об'єднати всіх клієнтів в одну загальну базу даних, щоб з нею змогли працювати всі співробітники фірми зі своїх комп'ютерів.

Для обліку клієнтів і, взагалі, бази контактів необхідний зручний, простий і функціональний програмний інструмент - так звана CRM-система (система взаємовідносин з клієнтами). Але, на жаль, більшість CRM досить громіздкі і незручні, до того ж - дорогі.

Пошук ідеальної програми подзатянулся ...

Як правило, ті, хто тільки починають свій бізнес, ведуть список в Excel, але ведення бази клієнтів в Excel з нагадуванням неможливо. Тому Excel ми навіть не стали розглядати в якості бази даних (БД).

Шукали відповідну програму серед мережевих багатокористувацьких органайзеров, щоб керівник міг бачити роботу всіх менеджерів. Online органайзери нам не підходять - вони зберігають дані на сайті постачальника послуг, що не забезпечує необхідного рівня безпеки даних. До того ж вони малофункціональні.

У WinOrganizer є можливість створювати тільки список друзів, знайомих (і то вона гальмує, коли база сильно розростається), а створювати базу по підприємствам не дозволяє.

Outlook виявилася досить громіздка, занадто сильно гальмувала. Також Outlook не має закладок, не зручно реалізована фільтрація, що ускладнює пошук потрібного запису. Для людини, яка цінує свій час, це неприпустимо, тому нам довелося від неї відмовитися і продовжити пошуки більш придатної програми.

Наступним кандидатом стала відома всім Microsoft Access. Що відштовхнуло після установки - немає простоти і інтуїтивної зрозумілості. Її ми швидко забракували, так як для ефективної роботи з нею потрібно, як мінімум, вміти програмувати на Visual Basic, бути знайомим з основами проектування баз даних і знати SQL. Реалії сучасного бізнесу є такими, що будь-який менеджер рано чи пізно йде, а щоб навчити роботі з Microsoft Access нового співробітника буде потрібно як мінімум кілька місяців, що абсолютно неприйнятно для фірм знаходяться в умовах жорстокої конкуренції.

Пошуки подзатянулся ... Однак ми не здавалися, і одного разу скачавши черговий органайзер на офіційному сайті , Ми зрозуміли, що знайшли саме те, що так довго шукали. Цією програмою виявився мережевий органайзер Exiland Assistant Enterprise . Він вигідно відрізнявся від аналогів. Наприклад, в LeaderTask поле контакту не містить рядки для Skype, соц.сетей, телефони не розмежовані на домашній, мобільний і робочий, інформацію про клієнтів в неї вносити не можна, так як ця опція може бути недоступною. І взагалі, LeaderTask - це більше менеджер завдань, ніж софт для управління клієнтами.

А в Exiland Assistant є все, що нам потрібно. Можна також розширювати структуру даних - додавати свої поля введення, якщо передбачених програмою недостатньо. Дані зберігаються в надійно захищеному файлі на одному з ПК в локальній мережі підприємства, а не десь в хмарі.

Робота з клієнтською базою в Exiland Assistant

Організатор Exiland Assistant відрізняється простотою і зручністю на думку керівників відділу продажів ряду російських компаній. Клієнтська база, накопичена в програмі Exiland Assistant, є ефективним ресурсом в процесі продажів.

Організатор дозволяє структурувати контакти, вести списки як фізичних осіб, так і організацій. Для цього в програмі існують розділи "Контакти" і "Організації".

З чого складається програма?

Програма органайзер містить 6 основних розділів:

• Контакти
• організації
• завдання
• нотатки
• посилання
• події

У перших двох розділах ви можете створювати електронну картотеку людей і підприємств . Для ведення переліку людей і організацій найбільший інтерес викликають перші 2 розділу + розділ "Події", оскільки дозволяють не тільки зберігати детальну інформацію про кожну людину і підприємстві, а й планувати по ним події: дзвінки, зустрічі, вести історію спілкування з ними, записувати результати обдзвону або листування.

Дзвінки, зустрічі, завдання: Як не втратити жодного покупця?

Плануйте будь-які справи з клієнтом на закладці Події в картці людини або організації - щоденник нагадає про подію заздалегідь, щоб ви не забули вчасно зв'язатися з потенційним клієнтом, нагадати йому про його замовленні, запропонувати знижку або виставити рахунок. Після настання події, запишіть результат дзвінка / зустрічі і т.п. До речі, допустимий список типів подій і результатів ви можете налаштувати самостійно в меню Сервіс / Налаштування на закладці "Події" відповідно до ваших потреб.

Розсилка акцій, прайс-листів, комерційних пропозицій клієнтам по e-mail

Вийшов новий прайс-лист? Ви запустили акцію? Не забудьте зробити автоматичну e-mail розсилку потенційним клієнтам прямо з Exiland Assistant. Для цього достатньо один раз скласти текст листа (шаблон), вибрати одержувачів з ваших контактів, вказати свій ящик, від якого плануєте розсилати і запустити розсилку. Все це можна зробити, використовуючи меню Сервіс / E-mail розсилки в версіях Personal і Enterprise (дана функція відсутня у версії Free - в безкоштовному органайзере ви можете лише налаштувати розсилку і відправити пробне лист на вказаний ящик, щоб перевірити, в якому вигляді воно буде доставлено).

Гарне поєднання функціоналу і простоти

Перше, що відразу ж кинулося в очі, коли ми вперше скористалися Exiland Assistant - це її можливості і простота у використанні. Вже на наступний день всі менеджери в компанії вільно могли в ній працювати - вести базу своїх клієнтів. Приємним моментом, що вигідно відрізняє цей щоденник від інших, стала для нас можливість:

• Додавати нові, перейменовувати існуючі назви полів строго під свої потреби
• Можливість e-mail розсилки акцій по базі контактів , Прайс-листів, пропозицій по знижкам по заздалегідь налаштованому шаблоном з автоматичною підстановкою даних з БД в потрібні місця шаблону.
• Автоматичне формування будь-яких документів в Word з підстановкою в них даних з клієнтської бази.

Спочатку ми завантажили і спробували безкоштовну Free-версію органайзера , А встановивши серверну версію органайзера Enterprise, ми просто не могли натішитися їй - всі співробітники могли вносити зміни на своєму комп'ютері, і всі зміни в БД після автоматичної синхронізації з сервером без найменшого нашого втручання з'являлися на всіх комп'ютерах.

Трохи попрацювавши з цією програмою, ми помітили ще одну відмінну рису: налаштувавши в нагадуванні конкретного виконавця завдання, нагадування з'являлося тільки на його комп'ютері і не заважало іншим займатися своєю роботою.

Щоб не бути голослівним наведу конкретні приклади: Exiland Assistant складається з шести основних розділів: Контакти, Організації, Завдання, Нотатки, Посилання інтернету, Події. Оскільки нашу фірму цікавлять переважно розділи "Організації" і "Завдання", то зупинюся більш детально саме на них. Розділ "Контакти" (физ.лица) і "Нотатки" ми приховали (через Сервіс / Налаштування / Інтерфейс), пристосувавши програму саме для своєї фірми. Розділ "Організації", де ми почали вести базу організацій, перейменували в "Клієнти".

Кожен менеджер має свою групу контактів (для кожного користувача створили відповідну підгрупу по його прізвища), причому клієнти як видно на малюнку знаходяться в різних містах. Приходячи на роботу, менеджер працює індивідуально зі своєю групою, іноді звіряючись за допомогою швидкого пошуку з даними інших менеджерів (щоб не внести випадково в свою БД чужого клієнта).

Які різновиди програми існують?

Всього у програми Exiland Assistant існує три редакції:

• Free (розрахована на одного безкоштовна, має основний набір функцій). Створена переважно для домашніх користувачів;
• Personal (платна розрахована на одного з розширеним набором можливостей);
• Enterprise (мережева розрахована на багато користувачів). Розрахована на роботу в офісі. Дозволяє вести БД клієнтів та завдань по проектам групі користувачів (у кожного користувача можуть бути свої права).

Ваше завдання, в першу чергу, зрозуміти, яка редакція Exiland Assistant: мережева або розрахована на одного користувача вам підійде для організації клієнтської бази.

Якщо з версією ви вже визначилися, можете безкоштовно завантажити базу клієнтів (Free або Демо-версію Enterprise) з офіційної сторінки завантаження і встановити її, слідуючи простий покрокової інструкції в файлі readme.txt

Перехід між версіями передбачений, тому ви легко зможете перейти наприклад від демо-версії до повної без втрати даних.

Безкоштовна версія Free (локальна розрахована на одного користувача)

Програму для ведення клієнтської бази можливо завантажити безкоштовно - це версія Free . Вона має базовий набір можливостей і більше підійде для будинку.

В розділ завдання ми вносимо інформацію про те, коли і кому відвантажити товар або зателефонувати. Розділ посилання на сайти якнайкраще підходить для зберігання сайтів постачальників і конкурентів, що дозволяє бути нам завжди в курсі останніх змін, і більш оперативно реагувати на них.

Версія Personal (локальна розрахована на одного користувача)

Існує також Персональний органайзер Exiland Assistant Personal - розрахована на одного користувача, підійде як для домашнього використання, так і для малого офісу для ведення бази даних окремим співробітником.

Хоча ми і не використовуємо розділи "Контакти" і "Нотатки" на роботі, але для домашнього використання вони є дуже зручними. Наприклад, в розділі "Контакти" можна зберігати інформацію про своїх друзів, знайомих, колегах, родичів. Досить клікнути на будь-яку людину в таблиці, як тут же на бічній панелі (панелі деталізації) відображаються всі необхідні відомості про цю людину:

• Світлина;
• засоби зв'язку (телефони, e-mail адреси, учеткі в соц.сетях);
• адреса прописки і проживання;
• вік;
• хобі;
• і інша детальна інформація про людину;

Для зручності при домашньому використанні програми можна приховати розділ "Організації" та інші. У нотатках можна зберегти раптова думка, рецепт пирога або будь-яку іншу інформацію і потім, при необхідності, швидко її знайти, використовуючи швидкий або детальний пошук.

Версія Enterprise для ведення бази клієнтів (мережева розрахована на багато користувачів)

Для того щоб створити загальну базу даних для всього підприємства необхідно встановити на додаток її серверну частину, яка називається Exiland Assistant Server і поставляється безкоштовно з версією Enterprise. Enterprise версія - для ведення актуальною клієнтської БД в організації, де необхідний доступ з будь-якої машини локальної мережі. Exiland Assistant Server - це окрема програма, яку можна встановити на окремий комп'ютер або комп'ютер одного з користувачів, яка найчастіше включена і доступна по локальній мережі. Її призначення - синхронізація даних клієнтського ПК з центральною базою даних. сторінка програми

Як почати роботу з програмою?

скачайте безкоштовну версію Free, якщо вам достатньо одного користувача версії або Демо-версію Enterprise, якщо плануєте працювати з клієнтською базою в локальній мережі одночасно групою користувачів.

Розпакуйте завантажений zip-файл. З'явиться папка, в якій ви знайдете файл readme.txt з простої покрокової інструкції по встановленню та налагодженню. Установка досить проста і розрахована на малодосвідченого користувача ПК.

Приємною особливістю можна назвати наявність в програмі модуля імпорту даних з Microsoft Excel і OpenOffice Calc, а також з csv-файлів. Тому, якщо ви ведете список людей в Excel, то без проблем зможете імпортувати його в Exiland Assistant, щоб не перенабирати вручну.

підводимо підсумок

Exiland Assistant - універсальний інструмент, прекрасно підійде для більшості завдань по залученню клієнтів для менеджерів з продажу будь-сфери виробництва або послуг та для домашнього використання. До того ж він замінить відразу кілька програм: книжку контактів, хранитель посилань і заміток, хранитель паролів, органайзер (планувальник завдань), програму для зберігання контактів , Щоденник думок і т.п.

Кожному підприємцю, сучасному діяльній людині я б порадив цю чудову програму-органайзер для Windows і для особистого використання, і для ведення бази клієнтів і завдань по проектам.

Взагалі, Exiland Assistant об'єднує в собі безліч зручних в щоденній роботі функцій і при цьому зберігається простота освоєння і використання. Можливість здійснювати холодні дзвінки прямо з програми (+ інтеграція з Skype), розсилати листи по своїй базі потенційних клієнтів, роздруковувати на принтері, сортувати, фільтрувати, виконувати швидкий пошук, синхронізувати контакти людей з Microsoft Outlook, імпортувати дані з Excel, експортувати дані в HTML , Word, Excel, txt і т.д. - це тільки короткий перелік додаткових сервісних можливостей, що підвищують зручність роботи з БД.

Exiland Assistant простий і ефективний і цілком підійде малому бізнесу - молодим компаніям, які на ринку менше 10 років.