- Для чого потрібен авансовий звіт
- Терміни авансового звіту, підтвердження витрат і розмір добових
- Заповнюємо авансовий звіт в «1С: Бухгалтерія 3.0»
- невитрачений залишок
Відрядження - це не тільки робочий момент, але і маленьке подорож. Вирушати в подорож без грошей - погана ідея. Розберемося, як швидко і правильно оформити авансовий звіт (на відрядження), як вчасно відзвітувати, щоб потім бухгалтер не утримував цю суму із зарплати. У першій частині статті поговоримо про правові нюанси питання, у другій -наочність розповімо і покажемо, як це оформляється в програмі.
Для чого потрібен авансовий звіт
Авансовий звіт необхідний для підтвердження співробітником витрат під час відрядження, з подальшим детальним звітом. Підзвітній особі видається певна сума для майбутніх витрат на відрядження: оплатити житло, купити їжу, оплатити роботи або послуги, пов'язані з метою відрядження, а також на інші господарсько-операційні цілі.
Список осіб, яким будуть видаватися такі суми, терміни (дні коли працівник буде у відрядженні), цілі (для чого співробітник відправився в подорож), а також порядок видачі в організації готівки затверджуються в обліковій політиці, або в положенні або окремим наказом.
Якщо відряджений везе з собою матеріальні цінності і з ним не укладений договір про матеріальну відповідальність, оформите разову довіреність про передачу цінностей.
Терміни авансового звіту, підтвердження витрат і розмір добових
Терміни, на які видаються такі аванси, затверджуються відповідним наказом (законодавством терміни не обмежені). Підставою для видачі коштів служить посвідчення про відрядження (більше не потрібно оформляти відрядженим працівникам ні службове завдання, ні посвідчення) або наказ керівника про скерування працівника в службове відрядження.
Звітує співробітник про витрачені гроші і підтверджує витрати чеками не пізніше трьох робочих днів з моменту закінчення терміну авансу або після повернення з відрядження. Співробітник передає в бухгалтерію авансовий звіт з підтвердженням витрат для остаточного розрахунку. Форма авансового звіту складається в єдиному екземплярі.
Розмір добових визначається в обліковій політиці, в наказі по організації. Який вибрали розмір добових, такий і приймаєте в витрата з точки зору розрахунків з податку на прибуток. Мінімальний і максимальний розмір добових закон не встановлює. Встановлено нормативи, в межах яких добові не обкладаються ПДФО і внесками: 700 рублів за Росії, 2 500 за кордоном РФ.
Заповнюємо авансовий звіт в «1С: Бухгалтерія 3.0»
Відкриваємо розділ «Банк і каса» → група документів «Каса» і створюємо авансовий звіт. Встановлюємо дату документа та вибираємо підзвітності особа. Авансовий звіт оформляється в тій валюті, в якій видані працівникові кошти. Валюта звіту змінюється у вікні «ПДВ», в сумі - «Редагувати ціну і валюту». За замовчуванням звіт формується в рублях. У документі чотири вкладки.
Вкладка «Аванси»
Тут всі документи, за допомогою яких видали нашому співробітнику аванси: видача грошових документів, видача готівки, списання з розрахункового рахунку.
Разом отримано авансів на суму 26 000 руб.
Вкладка «Товари»
Відображаємо документи, які передає нам співробітник. Вводимо документи у вкладці «Товари»: чеки, накладні, рахунки-фактури на придбані матеріальні цінності. Оприбутковуємо на склад матеріали кріплення та упаковка: вид документа витрати - Накладна № 35 від 01.11.2017. Пред'явлено рахунок-фактура постачальника, заповнюємо реквізити, рахунки обліку заповнилися автоматично за довідником «Номенклатура».
Вкладка «Оплата». Відобразимо погашення нашої заборгованості контрагенту.
Вкладка «Інше»: відображаємо добові, витрати на придбання квитків, представницькі витрати. Зверніть увагу на субконто «Представницькі витрати»: на відміну від «Витрати на відрядження», по субконто «Представницькі» в кінці місяця 1С пронормірует наші витрати з метою розрахунку податку на прибуток, тому важливо правильно заповнити субконто на витратному рахунку.
Занесли все, разом співробітник витратив 25 965, залишився залишок 35 рублів. Проводимо документ, в момент проведення створюються вхідні рахунки-фактури, і документ робить всі необхідні проводки. Подивимося, натиснувши на кнопку «ДтКт»: заповнені всі показники. Роздруковуємо звіт (АТ-1), даємо підписати підзвітній особі і підшиваємо документ.
невитрачений залишок
Залишився невитрачений залишок 35 рублів, співробітник повинен відзвітувати протягом трьох робочих днів і внести 35 рублів в касу. Найпростіше зробити це з авансового звіту: «Створити на підставі» → «Надходження готівки». Документ заповнюється автоматично, уточнюємо тільки дату документа та статтю руху грошових коштів: вибираємо «Інші надходження по поточних операціях».
Отже, ми розглянули порядок заповнення авансового звіту в «1С: Бухгалтерія 3.0». Якщо залишилися питання щодо заповнення авансового звіту в 1С, проконсультуємо безкоштовно і протягом 15 хвилин. Замовити консультацію тут .
